避开Excel的误差
微软的Excel软件在财务应用领域使用得非常广泛、被许多单位用来处理财务数据。笔者就是用Excel来为单位做工资表的,不过笔者在使用过程中发现,当用Excel进行复杂算术运算时,其计算出来的结果有时会与电子计算器的结果有些微小的差别,特别是在进行多项除法运算而留有余数的情况下,算术“误差”很容易产生,究其原因,就是Excel在除不尽的情况下,不会自动对数值进行四舍五入的操作。这在要求严格的财务报表上当然是不允许的,避开这种“误差”的途径有两种:
1. 利用Round函数对中间值四舍五入
Excel中Round函数的格式为:Round(数值,保留的小数位数),它的作用就是对指定数值进行四舍五入的操作并保留指定小数位数。比如Round(8.8888,2)的意思就是对8.8888的千分位进行四舍五入、结果就是8.89,当然为工作方便,此函数括号内的数值也可以是单元格地址或别的算术公式,每个中间值经过这样处理后得到的最终运算结果就和计算器算出来的一致了。
2. 正确设置Excel选项来避开“误差”
上述函数方法虽然方便,不过遇上大型Excel表格时,如果每个单元格都要设置这个函数,工作量未免太巨大,这时我们就可以进入Excel的[工具]→[菜单]→[选项]→[重新计算],在“工作簿选项”处勾选“以显示值为准”,上述Excel“误差”也可有效避免,而默认情况下这个小选项是没有被勾选的。
如何快速输入数据序列?
如果你需要输入诸如表格中的项目序号、日期序列等一些特殊的数据系列,千万别逐条输入,为何不让Excel自动填充呢?在第一个单元格内输入起始数据,在下一个单元格内输入第二个数据,选定这两个单元格,将光标指向单元格右下方的填充柄,沿着要填充的方向拖动填充柄,拖过的单元格中会自动按Excel内部规定的序列进行填充。如果能将自己经常要用到的某些有规律的数据(如办公室人员名单),定义成序列,以备日后自动填充,岂不一劳永逸!选择“工具”菜单中的“选项”命令,再选择“自定义序列”标签, 在输入框中输入新序列,注意在新序列各项2间要输入半角符号的逗号加以分隔(例如:张三,李四,王二……),单击“增加”按钮将输入的序列保存起来。
只计算Excel公式的一部分
在Excel中当我们调试一个复杂的公式时可能需要知道公式某一部分的值,可以用以下的办法来获得:双击含有公式的单元格,选定公式中需要获得值的那部分公式,按“F9”键,Excel就会将被选定的部分替换成计算的结果,按“Ctrl+Z”可以恢复刚才的替换。如果选定的是整个公式的话,就可以看到最后的结果。
例如,有这样一条公式:(A1*B1+C1)/D1,选定公式中的A1*B1(假设A1和B1的值分别为12和8),按“F9”键,Excel就会将A1*B1这部分转换为96。这时,公式就变成了(96+C1)/D1。如果继续选定D1(假设D1的值为6),并按“F9”键,Excel会将公式转换为(A1*B1+C1)/6。 当你完成了公式的计算部分,想恢复成原来的公式, 按“Esc”即可。
在Excel中当我们调试一个复杂的公式时可能需要知道公式某一部分的值,可以用以下的办法来获得:双击含有公式的单元格,选定公式中需要获得值的那部分公式,按“F9”键,Excel就会将被选定的部分替换成计算的结果,按“Ctrl+Z”可以恢复刚才的替换。如果选定的是整个公式的话,就可以看到最后的结果。
如何不使显示或打印出来的表格中包含有0值?
通常情况下,我们不希望显示或打印出来的表格中包含有0值,而是将其内容置为空。例如,图1合计列中如果使用“=b2+c2+d2”公式,将有可能出现0值的情况,如何让0值不显示?
方法一;使用加上If函数判断值是否为0的公式,即: =if(b2+c2+d2=0,“”, b2+c2+d2)
方法二:选择“工具”\“选项”\“视窗”,在“窗口选项”中去掉“零值”选项。
方法三:使用自定义格式。 选中 E2:E5区域,选择“格式”\“单元格”\“数字”,从“分类”列表框中选择“自定义”,在“格式”框中输入“G/通用格式;-G/通用格式;;”,按“确定”按钮即可。
方法四:将0替换成空 (选择单元格匹配)
方法五(根据5楼雨点):定义目标EXCEL表,在“条件格式”中将“单元格数值”等于“0”,在“格式”中将“颜色”设为“白色”,两次“确定”即可。定义表中的0值均为白色,打印时也不显示
Excel中“摄影”的妙用
在Excel中,如果需要在一个页面中反映另外一个页面的更改,我们一般用粘贴连接等方式来实现。但是,如果需要反映的内容比较多,特别是目标位置的格式编排也必须反映出来的时候,再使用连接数据的方式就行不通了。好在天无绝人之路,Excel早为我们准备了“照相机”,你只要把希望反映出来的那部分内容“照”下来,然后把“照片”粘贴到其他的页面即可。
1、准备“照相机”
1) 打开Excel的“工具”菜单,选择“自定义”对话框。
2) 单击“命令”选项卡,在“类别”中选择“工具”,在右边“命令”列表中找到“摄影”,并且将其拖到工具栏的任意位置。
2、给目标“拍照”
假设我们要让Sheet2中的部分内容自动出现在Sheet1中。
1) 拖动鼠标并且选择Sheet2中需要“拍照”的内容。
2) 用鼠标单击工具栏上准备好的“照相机”按钮,于是这个选定的区域就被“拍”了下来。
3、粘贴“照片”
1) 打开Sheet1工作表。
2) 在需要显示“照片”的位置上单击鼠标左键,被“拍摄”的“照片”就立即粘贴过来了。
在Sheet2中调整“照片”的各种格式,粘贴到Sheet1中的内容同步发生变化,而且因为插入的的确是一幅自动更新的图像文件,所以,“图片”工具栏对这个照片也是有效的哦!你可以按几个按钮试试,这个“照片还可以自由的旋转呢!怎么样?这个数码照相机还不错吧!
Excel 电子表格运用技巧汇总
目的在于 汇集电子表格的各种使用技巧 共同提高 以后会不断充实 并整理 希望大家也能都整理并回帖发表!